SISSCO

Società italiana per lo studio della storia contemporanea

Dossier

Bozza di codice deontologico e di buona condotta per il trattamento di dati personali a fini storici

(Elaborata dal Gruppo di lavoro composto da rappresentanti di Associazioni di archivisti e di storici)

PREAMBOLO

CAPO I

art.1 – (Finalità e ambito di applicazione)
art.2 – (Definizioni)

CAPO II (REGOLE DI CONDOTTA PER GLI ARCHIVISTI E LICEITA’ DEI RELATIVI TRATTAMENTI)

art.3 – (Principi generali)
art.4 – (Conservazione e tutela)
art.5 – (Comunicazione e fruizione)
art.6 – (Riservatezza)
art.7 – (Comunicazione dei dati)
art.8 – (Fonti orali)

CAPO III (REGOLE DI CONDOTTA PER GLI UTENTI E CONDIZIONI DI LICEITA’ DEI RELATIVI TRATTAMENTI)

art.9 – (Principi generali)
art.10 – (Accesso)
art.11 – (Diffusione)
art.12 – (Applicazione del codice)
art.13 – (Violazione delle regole di condotta)
art.15 – (Entrata in vigore)

(Preambolo)

I sottoindicati soggetti pubblici e privati sottoscrivono il presente codice sulla base delle seguenti premesse:

1) Chiunque accede ad informazioni e documenti per scopi storici utilizza frequentemente dati di carattere personale per i quali la legge prevede alcune garanzie a tutela degli interessati (l. 31 dicembre 1996, n. 675; dd.lg. 11 maggio 1999, n. 135 e 30 luglio 1999, n. 281; d.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409).

2) L’utilizzazione di tali dati da parte di utenti ed archivisti deve pertanto rispettare le previsioni di legge e quelle del presente codice di deontologia e di buona condotta, líosservanza del quale, oltre a rappresentare un obbligo deontologico, costituisce condizione essenziale per la liceità del trattamento dei dati (art. 31, comma 1, lettera h) l. 31 dicembre 1996, n.675; art.6 d. lg. 30 luglio 1999, n.281).

3) L’osservanza di tali regole non pregiudica l’indagine, la ricerca la documentazione e lo studio ovunque svolti, in relazione a figure, fatti e circostanze del passato. Inoltre i trattamenti di dati personali concernenti la conservazione, l’ordinamento e la comunicazione dei documenti conservati negli Archivi di Stato e negli archivi storici degli enti pubblici sono considerati di rilevante interesse pubblico (art. 23 d.lg. 11 maggio 1999, n.135).

4) La sottoscrizione del presente codice è promossa per legge dal Garante, nel rispetto del principio di rappresentatività dei soggetti pubblici e privati interessati, ma è altresì espressione delle associazioni professionali e delle categorie interessate, ivi comprese le società scientifiche, al fine di assicurare líequilibrio tra le varie esigenze connesse alla ricerca e alla rappresentazione di fatti storici ed i diritti e le libertà fondamentali delle persone interessate (art. 1 l. 31 dicembre 1996, n. 675).

5) Il presente codice individua per legge, in particolare: a) alcune regole di correttezza e di non discriminazione nei confronti degli utenti da osservare anche nella comunicazione e diffusione dei dati, armonizzate con quelle che riguardano il diritto di cronaca e la manifestazione del pensiero; b) particolari cautele per la raccolta, la consultazione e la diffusione di documenti concernenti dati idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o rapporti riservati di tipo familiare; c) modalità di applicazione agli archivi privati della disciplina dettata in materia di trattamento dei dati a scopi storici (art. 7, comma 5, d.lg. 30 luglio 1999, n. 281).

6) La sottoscrizione del presente codice è effettuata ispirandosi, oltre agli artt. 21 e 33 della Costituzione della Repubblica italiana, alle pertinenti fonti e documenti internazionali in materia di ricerca storica e di archivi e in particolare:

a) agli artt. 8 e 10 della Convenzione europea per la salvaguardia dei diritti dell’uomo e delle libertà fondamentali del 1950, ratificata dall’Italia con legge 4 agosto 1955, n.848.

b) alla Raccomandazione N. R (2000) 13 del 13 luglio 2000 del Consiglio d’Europa;

c) agli artt. 1, 7, 8, 11 e 13 del progetto della Carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea;

d) ai Principi direttivi per una legge sugli archivi storici e gli archivi correnti, individuati dal Consiglio internazionale degli archivi al congresso di Ottawa nel 1996, e al Codice internazionale di deontologia degli archivisti approvato nel congresso internazionale di Pechino del 1996.

Capo I

Art. 1

(Finalità e ambito di applicazione)

1. Le presenti norme sono volte a garantire che l’utilizzazione di dati di carattere personale acquisiti nell’esercizio della libera ricerca storica e del diritto allo studio e all’informazione, nonché nell’accesso ad atti e documenti, si svolga nel rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali e della dignità delle persone interessate, in particolare del diritto alla riservatezza e del diritto all’identità personale.

2. Il presente codice detta disposizioni per i trattamenti di dati personali effettuati per scopi storici in relazione ai documenti conservati presso archivi delle pubbliche amministrazioni, enti pubblici ed archivi privati dichiarati di notevole interesse storico, e si applica, senza necessità di sottoscrizione, all’insieme dei trattamenti di dati personali comunque effettuati dagli utenti per scopi storici.

3. Il presente codice reca, altresì, principi-guida di comportamento dei soggetti che trattano per scopi storici dati personali conservati presso archivi pubblici e archivi privati dichiarati di notevole interesse storico, e in particolare:

a) nei riguardi degli archivisti, individua regole di correttezza e di non discriminazione nei confronti degli utenti, indipendentemente dalla loro nazionalità, categoria di appartenenza, livello di istruzione;

      • nei confronti degli utenti, individua cautele per la raccolta, l’utilizzazione e la diffusione dei dati contenuti nei documenti.

4. Il presente codice può essere applicato anche da proprietari, possessori e detentori di archivi privati non dichiarati di notevole interesse storico o di singoli documenti di interesse storico, nonché dai soggetti che operano presso i medesimi archivi. Tali soggetti rendono a tal fine nota la propria decisione attraverso apposita comunicazione alla competente Sovrintendenza archivistica di applicare il presente codice.

Art. 2

(Definizioni)

1. Nell’applicazione del presente codice si tiene conto delle definizioni e delle indicazioni contenute nella disciplina in materia di trattamento dei dati personali e, in particolare, delle disposizioni citate nel preambolo. Ai medesimi fini si intende, altresì:

a) per “archivista”, chiunque, persona fisica o giuridica, ente o associazione, abbia responsabilità di controllare, acquisire, trattare, conservare, restaurare e gestire archivi storici, correnti o di deposito della pubblica amministrazione, archivi privati dichiarati di notevole interesse storico, nonché gli archivi privati di cui al precedente art. 1, comma 4;

b) per “utente”, chiunque chieda di accedere o acceda per scopi storici a documenti contenenti dati personali, anche per finalità giornalistiche o di pubblicazione occasionale di articoli, saggi e altre manifestazioni del pensiero;

c) per “documento”, qualunque testimonianza scritta, orale o conservata su qualsiasi supporto che contenga dati personali.

Capo II

(Regole di condotta per gli archivisti e liceità dei relativi trattamenti)

Art. 3

(Principi generali)

1. Nel trattare i dati di carattere personale e i documenti che li contengono, gli archivisti adottano, oltre a quanto previsto dalla legge e dai regolamenti, le modalità più opportune per favorire il pieno rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali e della dignità delle persone alle quali si riferiscono i dati trattati.

2. Gli archivisti di enti o istituzioni pubbliche si adoperano per il pieno rispetto, anche da parte dei terzi con cui entrano in contatto per ragioni del proprio ufficio o servizio, delle disposizioni di legge e di regolamento in materia archivistica e, in particolare, di quanto previsto negli artt. 21 e 21-bis del d.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409, come modificati dal d.lg. 30 luglio 1999, n. 281, dall’art. 7 del medesimo d.lg. n. 281, e successive modificazioni ed integrazioni.

3. I soggetti pubblici che svolgono funzioni archivistiche, nel trattare dati di carattere personale comuni o sensibili, si attengono ai doveri di lealtà, correttezza, imparzialità ed onestà e osservano criteri di diligenza non inferiori a quelli previsti per l’esercizio della professione e per la qualifica o livello di dipendente ricoperti. Conformano inoltre la propria attività al principio di trasparenza della attività amministrativa.

4. I dati personali trattati per scopi storici possono essere ulteriormente utilizzati esclusivamente per tali scopi, e sono soggetti in linea di principio alla medesima disciplina indipendentemente dal documento in cui sono contenuti e dal luogo di conservazione, ferme restando le cautele e le garanzie previste per particolari categorie di dati.

Art. 4

(Conservazione e tutela)

1. Gli archivisti si impegnano a:

a) favorire il recupero, l’acquisizione e la tutela dei documenti. A tal fine, operano in conformità con i principi, i criteri metodologici e le pratiche della professione generalmente condivisi ed accettati, curando anche l’aggiornamento sistematico e continuo delle proprie conoscenze storiche, amministrative e tecnologiche;

b) tutelare l’integrità degli archivi e l’autenticità dei documenti anche elettronici e multimediali, di cui promuovono la conservazione permanente in particolare di quelli esposti a rischi di cancellazione, dispersione ed alterazione dei dati;

c) salvaguardare la conformità delle riproduzioni dei documenti agli originali ed evitare ogni azione diretta a manipolare, dissimulare o deformare fatti, testimonianze e documenti;

d) rafforzare la sicurezza dei dati e dei documenti prevista dall’art. 15 della legge 31 dicembre 1996, n. 675 e dal d.P.R. 28 luglio 1999, n. 318, sviluppando misure idonee a prevenire l’eventuale distruzione, dispersione o accesso non autorizzato ai documenti, e adottando in presenza di specifici rischi particolari cautele quali, ad esempio, la consultazione in copia di alcuni documenti e la conservazione degli originali in cassaforte o armadi blindati.

Art. 5

(Comunicazione e fruizione)

1. Gli archivi sono organizzati secondo criteri tali da assicurare il principio della libera fruibilità delle fonti.

2. L’archivista promuove il più largo accesso possibile agli archivi e, attenendosi al quadro della normativa vigente, favorisce l’attività di ricerca e di informazione e il reperimento delle fonti.

3. L’archivista informa il ricercatore sui documenti estratti temporaneamente da un fascicolo perché esclusi dalla consultazione.

4. In caso di rilevazione sistematica dei dati in collaborazione fra altri soggetti pubblici o privati, per costituire banche dati di intere serie archivistiche la struttura interessata sottoscrive apposita convenzione per concordare le modalità di fruizione e le forme di tutela dei soggetti interessati, attenendosi alle disposizioni della legge 31 dicembre 1996, n. 675, per quanto riguarda il rapporto tra il titolare, il responsabile e gli incaricati del trattamento, nonché con soggetti esterni interessati ad accedere ai dati.

Art. 6

(Riservatezza)

1. Gli archivisti si impegnano a:

a) non fare uso delle informazioni non disponibili agli utenti o non rese pubbliche, ottenute in ragione della propria attività anche in via confidenziale, per proprie ricerche o per realizzare profitti e interessi privati. Nel caso in cui l’archivista svolga ricerche per fini personali o comunque estranei alla propria attività professionale, è soggetto alle stesse regole e ai medesimi limiti previsti per gli utenti;

b) mantenere riservate le notizie e le informazioni apprese nell’esercizio delle proprie attività.

2. L’archivista osserva tali doveri di riservatezza anche dopo la cessazione dalla propria attività.

Art. 7

(Aggiornamento dei dati)

1. L’archivista favorisce l’esercizio del diritto degli interessati all’aggiornamento, alla rettifica o all’integrazione dei dati, garantendone la conservazione secondo modalità che assicurino la distinzione delle fonti originarie dalla documentazione successivamente acquisita.

2. Ai fini dell’applicazione dell’art. 13 della legge n. 675/1996, in presenza di eventuali richieste generalizzate di accesso ad un’ampia serie di dati o documenti, l’archivista pone a disposizione gli strumenti di ricerca e le fonti pertinenti fornendo al richiedente idonee indicazioni per una loro agevole consultazione.

3. In caso di esercizio di un diritto da parte di chi vi abbia interesse in relazione a dati personali che riguardano persone decedute e documenti assai risalenti nel tempo, ai sensi dell’art. 13, comma 3, della legge n. 675/1996, l’interesse è valutato anche in riferimento al tempo trascorso.

Art. 8

(Fonti orali)

    • In caso di trattamento di fonti orali, è necessario che gli intervistati abbiano espresso il proprio consenso in modo esplicito, anche verbalmente, anche sulla base di una informativa semplificata che renda nota almeno líidentità e líattività svolta dallíintervistatore e le finalità della raccolta dei dati.

    • Gli archivi che acquisiscono fonti orali richiedono allíautore dellíintervista una dichiarazione scritta dellíavvenuta comunicazione degli scopi perseguiti nellíintervista stessa e del relativo consenso manifestato dagli intervistati.

Capo III

(Regole di condotta per gli utenti e condizioni per la liceità dei relativi trattamenti)

Art. 9

(Principi generali)

1. Nell’accedere alle fonti e nell’esercitare líattività di studio, ricerca e manifestazione del pensiero, gli utenti, quando trattino i dati di carattere personale, oltre a rispettare quanto previsto dalla legge e dai regolamenti, adottano le modalità più opportune per favorire il pieno rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali e della dignità delle persone interessate.

2. In applicazione del principio di cui al comma 1, gli utenti accedono ai documenti sotto la propria responsabilità e conformandosi agli scopi perseguiti e delineati nel progetto di ricerca, nel rispetto dei principi di cui allíart. 7, del d.lg. 30 luglio 1999, n. 281.

Art. 10

(Accesso)

1. L’accesso agli archivi pubblici è libero. Tutti gli utenti hanno diritto ad accedere agli archivi con eguali diritti e doveri.

    • Fanno eccezione i documenti di carattere riservato relativi alla politica interna ed estera dello Stato che divengono consultabili cinquanta anni dalla loro data e quelli contenenti i dati di cui agli artt. 22 e 24 della legge 675/1996, che divengono liberamente consultabili quaranta anni dopo la loro data. Il termine è di settanta anni se i dati sono idonei a rivelare lo stato di salute o la vita sessuale o rapporti riservati di tipo familiare.

    • Líautorizzazione alla consultazione dei documenti di cui al comma 2 può essere rilasciata prima della scadenza dei termini dal Ministro dellíInterno, previo parere del direttore dellíArchivio di Stato competente e udita la commissione per le questioni inerenti alla consultabilità degli atti di archivio riservati istituita presso il Ministero dellíinterno, secondo la procedura dettata dagli artt. 8 e 9 del decreto legislativo n. 281/1999.

4. In caso di richiesta di autorizzazione a consultare i documenti di cui al comma 2 prima della scadenza dei termini, l’utente presenta all’ente che li conserva un progetto di ricerca che illustri il percorso storico-documentario che lo stesso intende seguire, le finalità della ricerca e le modalità di diffusione dei dati. Il richiedente ha facoltà di presentare ogni altra documentazione utile, ivi compreso il proprio curriculum.

5. L’autorizzazione di cui al comma 3 alla consultazione è rilasciata a parità di condizioni ad ogni altro richiedente. La valutazione della parità di condizioni avviene sulla base del progetto di ricerca di cui al comma 3.

6. L’autorizzazione di cui al comma 3 ai documenti prima dello scadere dei termini può contenere cautele volte a consentire la comunicazione dei dati senza ledere i diritti, le libertà e la dignità delle persone interessate.

6. Le cautele possono consistere anche, a seconda degli obiettivi della ricerca desumibili dal progetto, nell’obbligo di non diffondere i nomi delle persone, nell’uso delle sole iniziali dei nominativi degli interessati, nell’oscuramento dei nomi in una banca dati, nella sottrazione temporanea di singoli documenti dai fascicoli o nel divieto di riproduzione dei documenti. Particolare attenzione è prestata al principio della pertinenza e all’indicazione di fatti o circostanze che possono rendere facilmente individuabili gli interessati.

7. L’autorizzazione di cui al comma 3 è personale e il titolare dell’autorizzazione non può delegare altri al suo posto. I documenti mantengono il loro carattere riservato e non possono essere ulteriormente utilizzati da altri soggetti senza la relativa autorizzazione.

Art. 11

(Diffusione)

1. L’interpretazione dell’utente, nel rispetto del diritto alla riservatezza, del diritto all’identità personale e della dignità degli interessati, rientra nella sfera della libertà di parola e di manifestazione del pensiero costituzionalmente garantite.

2. Nel far riferimento allo stato di salute delle persone l’utente si astiene dal pubblicare dati analitici di interesse strettamente clinico e dal descrivere abitudini sessuali riferite ad una determinata persona identificata o identificabile.

3. La sfera privata delle persone note o che abbiano esercitato funzioni pubbliche deve essere rispettata nel caso in cui le notizie o i dati non abbiano alcun rilievo sul loro ruolo o sulla vita pubblica.

4. L’utente può utilizzare i dati elaborati o le copie dei documenti contenenti dati personali, accessibili su autorizzazione, solo ai fini della propria ricerca, e ne cura la riservatezza anche rispetto ai terzi.

5. In applicazione di quanto previsto dall’art. 7, comma 2, del d.lg. n 281/1999, al momento della diffusione dei dati il principio della pertinenza è valutato con particolare riguardo ai singoli dati personali contenuti nei documenti, anziché ai documenti nel loro complesso. L’utente può diffondere i dati personali se pertinenti e indispensabili alla ricerca per la quale ha ottenuto l’autorizzazione alla consultazione e se gli stessi non ledano la dignità e la riservatezza delle persone.

6. Líutente non è tenuto a fornire líinformativa di cui allíart. 10, comma 3 della legge n. 675/1996 nei casi in cui tale adempimento comporti l’impiego di mezzi manifestamente sproporzionati.

Art. 12

(Applicazione del codice)

1. I soggetti pubblici e privati, comprese le società scientifiche e le associazioni professionali, che abbiano sottoscritto il presente codice si impegnano, con i modi e nelle forme previste dai propri ordinamenti, a promuoverne la massima diffusione e la conoscenza, nonché ad incoraggiarne il rispetto.

2. Nel caso degli archivi degli enti pubblici e degli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico, le sovrintendenze archivistiche promuovono la diffusione e l’applicazione del codice.

Art. 13

(Violazione delle regole di condotta)

1. Nell’ambito degli archivi pubblici le amministrazioni competenti applicano le sanzioni previste dai rispettivi ordinamenti.

2. Le società e le associazioni che sottoscrivono il presente codice adottano, sulla base dei propri ordinamenti e regolamenti, le opportune misure in caso di violazione del codice stesso.

3. La violazione delle prescrizioni del presente codice da parte degli utenti è comunicata agli organi competenti per il rilascio delle autorizzazioni a consultare documenti riservati prima del decorso dei termini di legge, ed è considerata ai fini del rilascio dell’autorizzazione medesima. L’Amministrazione competente, secondo il proprio ordinamento, può altresì escludere temporaneamente dalle sale di studio i soggetti responsabili della violazione delle regole del presente codice. Gli stessi possono essere esclusi da ulteriori autorizzazioni alla consultazione di documenti riservati per un periodo fino a 10 anni.

4. Oltre a quanto previsto dalla legge per la denuncia di reato cui sono tenuti i pubblici ufficiali, i soggetti di cui ai commi 1 e 2 possono comunicare al Garante i nominativi dei soggetti responsabili della violazione delle regole di condotta per l’eventuale adozione dei provvedimenti e delle sanzioni di competenza.

Art. 15

(Entrata in vigore)

1. Il presente codice si applica a decorrere dal 15 marzo 2001.